et
en
Teksti suurus:
A A A

Isikuandmete töötlemine Kaitseliidus

Isikuandmete töötlemine Kaitseliidus: Isikuandmete töötlemine Kaitseliidus

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Alljärgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Kaitseliidus.
 
Kaitseliit töötleb isikuandmeid võttes igal sammul arvesse seaduslikkuse, õigluse ja läbipaistvuse põhimõtteid. Lähtume eesmärgi piirangust ja võimalikult väheste andmete kogumise põhimõttest, meile on oluline andmete õigsus, usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus, jälgime säilitamise piiranguid.

Kasutame isikuandmete kaitsel oma sisestele kordadele toetudes organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid.
 
Peamised isikuandmete töötlemise juhud on, kui isik on:
  • Kaitseliidu liige ;
  • tööle kandideerija;
  • praktikant, töötaja või tegevväelane;
  • märgukirja, selgitustaotluse või teabenõude esitaja;
  • esitanud avalduse enda andmetega tutvumise kohta;
  • koostööpartneritega seotud füüsiline isik;
  • riigihankel osaleva ettevõtjaga seotud füüsiline isik;
  • Kaitseliidu poolt korraldatud üritusel osaleja;
  • veebilehe või infosüsteemide külastaja;
  • Kaitseliidule kuuluvate või valduses olevate hoonete külastaja. 
Isikuandmete töötlemisel järgime eelkõige Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrust (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta, isikuandmete kaitse seadust ja avaliku teabe seadust. Eriseadusena reguleerivad meie tegevust Kaitseliidu seadus ja selle rakendusaktid. Osasid isikuandmeid töötleb Kaitseliit riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest ning riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korrast tulenevalt.
 
Isikuandmeid või eriliigilisi isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirang vastavalt avaliku teabe seadusele, teatud juhtudel on teabele juurdepääs piiratud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduse ning riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korra alusel.
 
Meil on õigus oma isikuandmete töötlemise põhimõtteid ühepoolselt igal ajal muuta, teatades sellest Kaitseliidu veebilehe vahendusel. Kui Te ei nõustu muudetud põhimõtetega, peaksite lõpetama oma isikuandmete meile edastamise. Kui te jätkate seda pärast uute põhimõtete jõustumist, nõustute, et muudetud põhimõtted on Teile siduvad.
 
Isikuandmete vastutav töötleja on Kaitseliit (registrikood 74000725; Toompea 8, 10142 TALLINN; tel 717 9005; infokaitseliit.ee). Kaitseliidu andmekaitseametniku ülesandeid täidab Kaitseliidu Peastaabi üldosakonna andmekaitsespetsialist Kristiina Puurand (Toompea 8, 10142 TALLINN; tel 717 9372; andmekaitsekaitseliit.ee).

Kaitseliidu liikmete andmete töötlemine

Kaitseliidul on õigus Kaitseliidu liikmesuse arvestamiseks, Kaitseliidu liikmele esitatavate nõuete hindamiseks ja Kaitseliidu ülesannete täitmiseks töödelda Kaitseliidu liikmete isikuandmeid.

Kaitseliitu astuda soovijate isikuandmete töötlemise eesmärgiks on seadusandluses sätestatud Kaitseliidu liikmele kehtestatud nõuetele vastavuse kontrollimine.

Isikuandmete töötlemine toimub eelkõige Kaitseliidu seaduse § 81, §-d 24-28, § 32¹, § 43, § 46, § 48, §-de 57-66, § 74 ja § 80 alusel.

Kaitseliidu andmekogus olevad eriliiki isikuandmed kustutatakse ühe aasta möödumisel ja Kaitseliidu liikmesust puudutavad andmed mitte hiljem kui 50 aasta möödumisel Kaitseliidu liikmesuse lõppemisest või liikmeks võtmisest keeldumisest.
 
Tööle kandideerijate andmete töötlemine 


Kui kandideerite meile tööle, siis lähtume Teie enda poolt avaldatud teabest ja avalikest allikatest. Eeldame, et Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda.

Kandidaadil on õigus tutvuda nende andmetega, mis me oleme tema kohta kogunud.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu seaduses sätestatud juhtudel. Teiste kandidaatide andmeid konkurentidele ei avaldata.

Juhul kui kandideerite ametikohale, mis eeldab riigisaladusele juurdepääsu õigust või töötlemisluba, palume Teil täita riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korra lisa 1, lisa 2,  lisa 3, lisa 5, lisa 6, lisa 7, lisa 8, lisa 9 ja lisa 10. Täidetud ankeedid märgistame kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid ja edastame need Kaitsepolitseiametile ning salastatud välisteabe sertifikaadi taotluse puhul Välisluureametile.

Olenevalt ametikohast, millele kandideerite (näiteks noorsootöötaja, valvur), teeme vajadusel päringu karistusregistrisse.

Kaitseliit säilitab konkursi jooksul saadud dokumente värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni üks aasta nõudeõiguse aegumiseni; paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks 150 päeva alates edukale kandidaadile tööle asumise ettepaneku tegemisest; kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldatava töökonkursil osalemiseks ettepaneku tegemiseks.
Isikul on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. See ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.
 
Praktikantide, töötajate ja tegevväelaste andmete töötlemine 

Kaitseliit töötleb töötajate ja tegevväelaste andmeid vastavalt seadusele kooskõlas oma sisemiste kordade ning juhenditega. Praktikantide andmeid töödeldakse vastavalt sõlmitud praktikalepingule. Osasid isikuandmeid töötleb Kaitseliit töötaja ja tegevväelase eraldi antud nõusoleku alusel. Antud nõusolekut on õigus igal ajal tagasi võtta, kuid see ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.

Kaitseliit säilitab töötajaga seotud andmeid üldjuhul viis aastat peale töösuhte lõppu. Töölepingu kirjalikku dokumenti töölepingu kehtivuse ajal ja kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Enne 01.07.2009 sõlmitud töölepingute puhul säilitab Kaitseliit andmeid 75 aastat peale töölepingu lõppemist. Riskianalüüsi tulemusi, tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid, sh seal sisalduvaid isikuandmeid, säilitatakse 55 aastat.

Praktikantide isikuandmeid säilitab Kaitseliit seitse aastat peale praktika lõppemist. Tegevväelaste andmeid säilitab Kaitseliit teenistussuhte ajal, misjärel antakse need üle Kaitseväele.
 
Koostööpartneritega seotud füüsiliste isikute andmete töötlemine 


Koostööpartnerite (näiteks lepingu alusel teenust osutavad või töid teostavad füüsilised isikud või juriidiliste isikute kontaktisikud) andmete töötlemine võib Kaitseliidus aset leida allpool loetletud juhul:
  • isik on andnud nõusoleku töödelda oma isikuandmeid ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil;
  • isikuandmete töötlemine on vajalik isiku osalusel sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmiseks vastavalt isiku taotlusele;
  • isikuandmete töötlemine on vajalik juriidilise kohustuse täitmiseks;
  • isikuandmete töötlemine on vajalik isiku või mõne muu füüsilise isiku eluliste huvide kaitsmiseks;
  • isikuandmete töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks;
  • isikuandmete töötlemine on vajalik Kaitseliidu või kolmanda isiku õigustatud huvi korral.
Andmeid säilitatakse üldjuhul seitse aastat peale võlaõigusliku suhte tähtaja saabumist, poolte kokkuleppel lõppemist, lepingu täitmisest taganemisest, lepingu ülesütlemist või muul ettenähtud juhul.

Kaitseliit töötleb ühtlasi andmeid riigihankel osaleva ettevõtjaga seotud füüsiliste isikute kohta, sealhulgas andmeid isiku hariduse, kutsekvalifikatsiooni, kogemuse, süüteo korras karistatuse, maksuvõla ja muu sellise kohta, mille esitamist on hankijal õigus riigihangete seaduse alusel nõuda. Andmeid töödeldakse peamiselt riigihangete registris, mille vastutav töötleja on Rahandusministeerium. Kaitseliidul on kuni viie aasta möödumiseni riigihanke lõppemisest riigihangete registris asuvatele andmetele juurdepääsu õigus. Hangete ja hankekomisjoni kirjavahetusele ja komisjoni protokollidele on seatud Kaitseliidu dokumentide loeteluga 10 aastane säilitustähtaeg.
 
Andmete töötlemine selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamise puhul 

Kui esitate meile vastavalt avaliku teabe seadusele teabenõude või märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusele märgukirja või selgitustaotluse, siis kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamiseks.

Kui peame Teile vastamiseks teistele isikutele järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid võimalikult väheses määras. Kui me ei valda taotletud teavet, selgitame välja pädeva teabevaldaja ja edastame talle teabenõude viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul, teatades sellest samal ajal teabenõudjale.

Digitaalsesse dokumendihaldussüsteemi salvestatakse need kontaktandmed, mis Te olete oma teabenõudes, märgukirjas või selgitustaotluses esitanud, et me saaks Teile vastata. Kaitseliidu veebilehel avalikustatavas dokumendiregistris on näha Teie või Teile saadetava kirja puhul ainult Teie ees- ja perekonnanime initsiaalid.
Teabenõuete, selgitustaotluste ja märgukirjade säilitamine sõltub nende sisust, kuid me ei säilita neid üldjuhul kauem kui 10 aastat.
 
Enda andmetega tutvumise õigus 

Isikul on õigus taotleda Kaitseliidult informatsiooni teda puudutavatele isikuandmete osas ning vajadusel nende parandamist või kustutamist või isikuandmete töötlemise piiramist või esitada vastuväide selliste isikuandmete töötlemisele. Teatud juhtudel on isikul õigus olla unustatud. Seda eelkõige nõusoleku ja õigustatud huvi alusel toimuva andmetöötluse korral.

Teabe taotleja peab end üheselt tuvastama, esitades andmetega tutvumise avalduse digitaalselt allkirjastatult või tulles kohapeale ning esitades avalduse isiklikult, tuvastades oma isiku isikutõendava dokumendi abil.

Kui taotlus on esitatud elektrooniliselt, siis esitame ka teabe võimaluse korral elektrooniliselt, kui ei ole isiku poolt taotletud teisiti.

Esitame andmed viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Vajaduse korral pikendame ajavahemikku kahe kuu võrra, võttes arvesse taotluse keerukust ja hulka. Teavitame taolisest pikendamisest ja viivituse põhjustest ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest.

Kui me ei esita andmeid vastavalt taotlusele, siis teatame sellest viivituseta ja hiljemalt ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest. Anname selle käigus teada andmete väljastamata jätmise põhjused ning teavitame võimalusest esitada Andmekaitse Inspektsioonile või kohtule kaebus.

Andmete küsimine on tasuta. Kui taotlused on selgelt põhjendamatud või ülemäärased, eelkõige oma korduva iseloomu tõttu, võib Kaitseliit kas:
  • küsida tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest, või
  • keelduda taotletud teabe väljastamisest
Kui kavatseme isikuandmeid edasi töödelda muul eesmärgil kui see, milleks isikuandmeid algselt koguti, esitame isikule enne andmete edasist töötlemist teabe kõnealuse muu eesmärgi kohta ja muu asjakohase täiendava teabe.
 
Kaitseliidu poolt korraldatud avalikul üritusel osalemine 

Kaitseliit korraldab Kaitseliidu seaduse §-s 4 toodud ülesannete täitmiseks avalikke üritusi. Üritusi jäädvustatakse heli-, pildi- või videomaterjalina. Materjalidega saab tutvuda Kaitseliidu pildigalerii ja videogalerii vahendusel. Neid võidakse avaldada ühtlasi Kaitseliidu ajakirjas „Kaitse kodu!“.
 
Kui õigusaktid ei sätesta teisiti, asendab avalikus kohas toimuva heli-, pildi- või videomaterjalina jäädvustamisel avalikustamise eesmärgil isiku nõusolekut tema teavitamine vormis, mis võimaldab tal heli-, pildi- või videomaterjali jäädvustamise faktist aru saada ja enda jäädvustamist soovi korral vältida. Teavitamiskohustus ei kehti avalike ürituste puhul, mille avalikustamise eesmärgil jäädvustamist võib mõistlikult eeldada.
 
Ajalugu talletavatele materjalidele on seatud Kaitseliidu dokumentide loeteluga alatine säilitustähtaeg.
 
Veebilehe või infosüsteemide külastaja andmete töötlemine 

Kui külastate Kaitseliidu veebilehte, siis piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:
  • teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga);
  • teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul.
Kaitseliidu veebileht ja infosüsteemid kasutavad küpsiseid (cookies), mis on tekstifailid, mis serveri kaudu laetakse külastaja arvutisse. Selle tulemusena saab Teie poolt kasutatav veebilehitseja edastada küpsiste info igal veebilehe või infosüsteemi kasutuskorral meile tagasi, mis võimaldab sama kasutaja ja tema tehtud seadistuste äratundmise. Samas küpsised on seadistatavad isiku poolt kasutatavates veebilehitsejates ning esineb võimalus need seadetes keelustada.

Kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist veebilehe osa külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal Kaitseliidu veebilehte ja infosüsteeme arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks. Samas kasutame logimist turvalisuse tagamiseks, sh rünnete ära hoidmiseks.

Meie lehtedel võib olla infoturbe ja statistika eesmärkidel linke kolmandate isikute veebilehtedele ning ka sotsiaalmeedia laiendusi (nt Facebook-i pluginad, Google Analytics). Nimetatud kolmandate isikute teenused või rakendused alluvad kolmandate isikute isikuandmete kaitse reeglitele.

Säilitame eespool kirjeldatud logimiste andmeid seitse aastat.
 
Külastajate registreerimine ja videokaamerate kasutamine 


Tuvastame turvalisuse tagamiseks Kaitseliidule kuuluvate või valduses olevate hoonete külastajad, registreerides nende ees- ja perekonnanime, isikukoodi või selle puudumisel sünniaja, informatsiooni, keda külastatakse ning hoones viibimise aja. Külastajate registreerimise andmeid säilitatakse seitse aastat.
 
Ühtlasi kasutab Kaitseliit isikute ja vara kaitseks oma hoonetes videovalvet. Videokaameraid kasutatakse nii hoonete sees kui väljas. Videomaterjale säilitatakse üks kuu.
 
Isikuandmete töötlemise põhimõtted on koostatud 22.05.2018.